Ladrones del Tiempo

Con 8 horas al día de trabajo, debería ser suficiente para hacer todas las tareas correspondientes al puesto de trabajo que ocupamos. Dejando de lado los el cigarrito, el café o incluso un merecido descanso para aclarar la mente cuando hay que tomar decisiones. Existen otros sucesos que no podemos controlar puesto que no somos nosotros los que decidimos cuando volver a aplicarnos es nuestras tareas.

ALBERTO PENA, nos muestra una guía en la que se identifican los 7 principales ladrones del tiempo y las soluciones para combatirlos.

Interrupciones - Hay muchas y muy diversas, desde un sonido en el móvil hasta un estornudo de un compañero o una pregunta inocente como viste el partido de ayer... pero lo peor de todo es que aceptamos sumísamente que van a llegar… y nos dejamos llevar aún sabiendo que éstas interrupciones nos distraen hasta el punto que tardamos 10 minutos en recuperar la concentración en nuestras tareas.

Las interrupciones están generadas en gran medida por agentes externos a nuestra planificación del tiempo de cada tarea por lo que debemos concienciarnos y primero aceptarlas y segundo ser conscientes que si nos distraemos no estamos haciendo nada productiva nuestra tarea. Frenar a los compañeros, utilizar auriculares a modo de aislamiento y disuasor, trabajar en bloques cortos pero eficientes. No ser tú el que interrumpe a un compañero son algunas de las soluciones que ayudan a desarrollar nuestras tareas mejor y más eficientemente

Improvisación - Son muchas las personas que insisten en admitir que saben todo lo que tienen que hacer y en cada momento y que no lo anotan porque lo tienen en la cabeza. Pero la realidad es que no planificar nuestro día de trabajo y dejarlo a la improvisación o atender las tareas según vaya transcurriendo el día. Tan solo desemboca en un improvisación no apta para hacer y concluir nuestras tareas de modo efectivo, al no saber identificar y diferenciar las prioridades. Planificar las tareas claves, tareas que por importancia y por objetivos no puedes dejar de lado. Identificar las Tareas Repetitivas, las tareas del día a día que nutren tu actividad, repasar mails, revisar blogs, Internet, tareas que repetimos todos los días hasta hacerlas cotidianas. Hacer una lista de las tareas o planificar el día son herramientas costosas al inicio con las cuales obtendremos mejores resultados.

Reuniones - Posiblemente este es el ladrón del tiempo por excelencia para la gran mayoría, esas reuniones en las cuales o no sabes porque asistes o no entiendes porque se eternizan tanto. La mejor forma de combatirlas es asegurándonos de que va a ser productiva. Definir para qué se hace la reunión y que se espera de los asistentes es la mejor forma de hacer una reunión productiva. Definir la hora de entrada y la de salida y marcar cláramente los puntos a tratar. Es curioso pero las reuniones convocadas por personal no administrativo son las que más se eternizan, por lo que hay que tener en cuenta que reuniones de más de 2:00 son claramente innecesarias. Los puntos que no se solucionan en la reunión es mejor convocar otra reunión para tratar ese punto con la información necesaria que divagar en suposiciones e hipótesis aun sabiendo que la información la tienes en tu ordenador. No caigan en este error. Las reuniones han de ser productivas y conclusivas.

Televisión - El consumo de Televisión en exceso no es ningún secreto, cada vez más el consumo de TV se hace más y más cotidiano, y tener la TV encendida en casa o consumir programas sin un motivo es cada día más normal. La TV es un medio hecho para ver y escuchar por lo que requiere de 2 de nuestros 5 sentidos y por lo que nos guste o no, siempre nos distraerá a pesar de que sólo lo tengamos encendida por hacernos compañía. Peor aún es cuando el consumo en exceso nos impide al final de día hacer otras actividades. La mejor forma de combatirlo es saber que vemos y reducir su consumo, cenar sin TV, no hacer zapping sino saber cuando y que queremos ver. 

Internet - Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles de quitar o cambiar. Resulta muy curioso. Porque de los malos hábitos que hemos adquirido, son los últimos que han llegado y sin embargo son de los más arraigados y complicados de eliminar. Porque la inmensa mayoría de nosotros pasamos muchas horas frente al teclado y además nos gusta. Es momento de empezar a utilizar Internet de forma inteligente y provechosa. Lo más complicado es desengancharse de puesto que nos gusta y hay mucho... Redes Sociales, Mensajería Instantánea, Prensa general, prensa deportiva, blog, entretenimiento, películas, series... en definitiva un cúmulo de cosas que al final no hacen más que robarnos tiempo pues ni todo lo que vemos es productivo ni todo lo que usamos realmente es importante que estés permanentemente conectado. La mejor forma de administrar este gran ladrón de tiempo es marcarse unos tiempos para su uso e identificar si está dentro de tus tareas productivas usarlo tanto. La Tecnología e Internet están ahí para facilitarte las cosas, para ayudarte a hacer tus tareas, para simplificar tus obligaciones y aligerar tu vida. Son herramientas que SIEMPRE deben estar a tu servicio no al contrario

Email - Es otro de los principales ladrones de tiempo, y la razón de ello es que nunca nadie nos enseño a administrar su uso. Así es todo el mundo tiene uno, he incluso gente que tiene varios, incluso demasiado. Porqué nos roba tiempo, porque no sabemos utilizarlo, porque le damos demasiada importancia y le damos demasiada importancia a una herramienta que esta a nuestro uso y no al revés. Seguro que 10 de cada 100 mails que recibimos son realmente importantes y necesarios de responder y no todos son necesario de revisar. Pero el mal uso, nos ha llevado a creer que es la única manera de utilizar el mail. La forma de evitar que te robe tiempo van desde considerarlo una herramienta y no darle tanta importancia hasta no tenerlo permanentemente abierto por si llega algo y tener miedo ha contestar tarde hasta ser consciente de que no pasa nada si no respondas. Un ejercicio muy fácil es abrir el mail 3 o 4 veces al día... por la mañana, a medio día por la tarde y por la noche y dejar que se acumulen... o incluso menos, verás como no te has perdido nada y si te has perdido algo no llegas por no responder al instante. 

Teléfono - Y por último, el nuevo apéndice de nuestra mano. Ahora con los smartphone, este pequeño aparato reune todos los ladrones del tiempo en un solo aparato. Conversaciones largas, intranscendentes  , su sonido prevalece sobre todo tu entorno, aún en plena conversación con alguien y no sabes apagarlo, porque se ha convertido en tu día a día en exceso, desde que despiertas hasta que duermes es lo primero y ultimo que miras. Saber utilizarlo de forma eficiente es vital para una vida saludable. El teléfono está no sólo para estar identificado constantemente sino para tener la libertad de saber cuando y con quien puede destrozar tu concentración y tu productividad.

Hay que ser autocritico y entender que vivimos en un mundo en el que debemos saber filtrar la información y sobretodo la rapidez con la que esta nos llega.

Libro: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Técnicas para Combatirlos -  CLUB “ERESPRODUCTIVO”
ALBERTO PENA