La Gestión de Tesorería es una de las principales herramientas de control para la correcto funcionamiento de la empresa. Una adecuada gestión de los recursos líquidos debe implicar la anticipación en el tiempo a posiciones futuras, para conseguir que proporcione las señales de alerta que permita adelantarnos a situaciones conflictivas o aprovechar situaciones ventajosas. Actualmente la reducción de los créditos hace que ésta herramienta sea una pieza fundamental de la gestión empresarial, por lo que constantemente debemos pulir y perfeccionar constantemente.
En la actualidad el margen de error y maniobra cada vez es menor ya que cualquier error o fallo en la gestión de nuestro circulante, puede provocar gastos de diversa cuantía para la empresa.
Os presentamos algunos de los errores que las empresas no pueden pasan por alto para evitar contratiempos inesperados.
Actualización de las cifras por fechas valor. – Es imprescindible actualizar los saldos bancarios cada vez que analicemos nuestra previsiones de tesorería, así como actualizar todas las cifras por su fecha valor. La información que se maneja es muy sensible de presentar errores o modificaciones que en caso de no estar totalmente actualizada pueda poner en peligro toda la actividad empresarial.
Pagos que incrementan por impago o retraso. – En necesario contar con una previsión de pagos completa, veraz y totalmente actualizada. Evidentemente hay pagos que podemos retrasar, negociar y que no por ello conlleven penalización económica alguna si lo sabemos manejar. Pero no todos, hay que evitar que el impago de algunas deudas generen incrementos de las mismas u otras no previstas. Es decir, evitar más deuda por descubiertos, intereses de demora u otros gastos derivados del impago a la deuda contraída con los Bancos. Evitaremos gastos no esperados en nuestras previsiones.
Controlar los excedentes de tesorería. – La decisión de minimizar a cero o ser excesivamente precavido con la tesorería prevista y no segura. Depende fundamentalmente de la rentabilidad que podamos o no sacar de la tesorería ociosa. O dicho de otro modo, podemos intentar sacar rentabilidad mínima a una tesorería o podemos tener un margen de maniobra suficiente para evitar desviaciones tan comunes en la PYMES, derivadas de frases como “¿no estaba previsto?”, “en la planificación anual aún me quedan 10.000 euros para gastarme”. En el caso de empresas de mayor envergadura, es mejor evitar tesorería ociosa e invertir cada unidad monetaria en inversiones que generen más unidades monetarias
Falta de instrumentos financieros disponibles. – El Pool bancario de las empresas, el número de bancos con los que operan, suele estar condicionado por las peculiaridades internas de cada compañía, por sus necesidades financieras y de servicio y por los límites de riesgo concedidos por cada entidad. Una empresa debe poder optar a mayor cantidad de instrumentos financiero ante cualquier eventualidad que pueda presentarse a pesar de tener que asumir costosos gastos financieros por mantenimiento, por lo que es conveniente así mismo diversificar nuestro Pool Bancario, evitando que alguna entidad no nos permite renovar algún producto o nos solicita garantías adicionales que no nos conviene aportar.
No obstante la no dependencia de un único banco, implica otros problemas de dependencia y poco poder de negociación.
Invertir en recursos para la gestión. – Tan importante es conocer la información que necesitamos, como optimizar la representación de la misma para poder gestionarla de forma eficiente. Dicha información genera numerosos apuntes contables que deben conciliarse a menudo y con la mayor velocidad posible. Es muy conveniente invertir en sistemas que actualicen y permiten conciliar automáticamente toda esta información. De no poder optar a ellos, es momento de establecer políticas y protocolos de actuación que suplantan estas herramientas. Por desgracias la inversión de estas herramientas no es siempre una prioridad para las Gerencias más inclinados a invertir en herramientas que incrementen las ventas y no en herramientas que reduzcan gastos y optimicen la información administrativa.
Comunicación con todos los departamentos. – Uno de los principales y más difíciles contratiempos a la hora de obtener un buen informe de Tesorería es obtener información que sabemos que no dispone el departamento administrativo y sí disponen los demás departamentos como el comercial. En habitual que la obtención de información de pagos o cobros que nos puedan facilitar responsables no ligados a la administración de la empresa sea algo parecido a : “no tengo una bola de cristal” o “no te lo puedo asegurar”. Todo frases a la cual no quieren contestar al considerar que esta información debe ser “prevista” por la administración. Evidentemente una respuesta ilógica. Para ello es necesario dejar bien claro que la información introducida en la previsión de tesorería tiene un porcentaje más alto de realidad que de previsión corto/medio plazo y la información obtenido para ello provienen de todos los departamento de la empresa. Si conseguimos obtener la información de forma simple y periódica, el informe de tesorería y la consecuente Gestión de Tesorería será una herramienta imprescindible y fiable para adelantarnos a situaciones conflictivas o aprovechar situaciones ventajosas.
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